- de overbrengingstermijn van 50 jaar te
ruggebracht naar 20 jaar
- naast een bewaarplicht ook een vernieti
gingsplicht is opgenomen
- archiefbescheiden 'ongeacht hun drager';
daarmee geldt de wet ook voor digitale
archieven
- uitwerking van artikel 11 in het Archief-
besluit 1995: Regeling duurzaamheid ar
chiefbescheiden
- regels met betrekking tot vervanging van
archiefbescheiden op een andere drager;
bijvoorbeeld door digitalisering
De verantwoordelijkheden met betrekking
tot de archiefzorg en het archiefbeheer zijn
duidelijk in de Archiefwet omschreven. De
bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt voor
een gemeente bij het college van B&W, de
ambtelijke verantwoordelijkheid bij de ge
meentesecretaris. Als het archief, na 20 jaar,
wordt overgedragen naar de archiefbewaar
plaats wordt dus ook het beheer overgedra
gen, namelijk aan de gemeentearchivaris.
Net als alle overheidsorganen in Nederland
heeft de gemeente Zutphen de algemene
verplichting om haar archiefbescheiden in
goede, geordende en toegankelijke staat te
houden.
Goede materiële staat houdt in dat de be-
waarcondities zo optimaal mogelijk worden
gemaakt. Verpakkingsmaterialen en depot
ruimtes moeten aan strenge eisen voldoen.
Geordende en toegankelijke staat betekent
dat alléén de permanent te bewaren docu
menten, vindbaar en raadpleegbaar zijn.
Voor het maken van de selectie van wat ver
nietigd moet worden zijn formeel vastgestel
de selectielijsten. Deze selectie wordt, als
het goed is, gemaakt vóór dat de archieven
worden overgedragen naar de archiefbe
waarplaats. De gemeentearchivaris is be
voegd om stukken van vernietiging uit te
zonderen, bijvoorbeeld op basis van cultuur-
Archiefwet 1918
Besluit 2 september 1919tot algemeenen
maatregel van bestuurbedoeld in artikel 3
der Archiefwet 1918
Art. 7
Het staat den besturen van gemeenten, wa
ter-schappen, veenschappen en veenpol-
ders vrij, met in achtneming van het be
paalde in de artikelen 15 en 21 der Ar
chiefwet 1918 te bepalen, welke aan hun
ne archiefbewaarplaat-sen verbonden
ambtenaren aan de vereischten voor de
eerste of de tweede klasse der wetenschap
pelijke archiefambtenaren vastge-steld,
zullen moeten voldoen, met dien verstande
echter, dat men, om tot archivaris van eene
der gemeenten Amsterdam, Arnhem, Delft,
Deventer, Dordrecht, Gouda, 's-Graven-
hage, Groningen, Haarlem, 's-Hertogen-
bosch, Kampen, Leeuwarden, Leiden,
Maastricht, Middelburg, Nijmegen, Roer
mond, Rotterdam, Utrecht, Zutphen en
Zwolle benoembaar te zijn, moet voldoen
aan de vereischten, voor de eerste klasse
der wetenschappelijke archief-ambtenaren
vastgesteld.
historisch belang. De archivaris is dan ook
degene die de zogenaamde vernietigingslijst,
het voorstel van te vernietigen stukken dat
de gemeente doet, moet beoordelen voor
documenten daadwerkelijk vernietigd kun
nen worden.
Met het in de wet benoemen van de toegan
kelijk staat is ook duidelijk rekening gehou
den met digitale bestanden. Het is van belang
om beschikbaarstelling en raadpleging van
digitale archiefbescheiden te waarborgen. Dat
kan door tijdige conversie en/of migratie van
de betreffende gegevens. Conversie door
overzetten van de data in nieuwere versies
van een systeem of overzetten van de data in
een ander systeem (migratie). Conversie en
migratie zullen altijd nodig blijven gezien de
blijvende ontwikkelingen in de ICT.
ZUTPHEN
